Kuidas automatiseerimine vähendab ettevõtte käsitööd?

Enamikus ettevõtetes ei ole käsitöö ühes suures kohas. See on laiali: tellimus kopeeritakse meilist tabelisse, tabelist raamatupidamisse; keegi koostab igal esmaspäeval sama aruande; keegi kontrollib käsitsi, kas kaks nimekirja langevad kokku.

Iga selline samm võtab aega ja lisab vea võimaluse. Kokku on see sageli mitu tööpäeva kuus, aga kuna see on laiali, ei paista see kellegi eelarves.

Kust alustada#

Ära alusta tööriista valimisest. Alusta nimekirjast.

Palu igal inimesel kirja panna ülesanded, mis vastavad kolmele tingimusele korraga:

1. Kordub - vähemalt kord nädalas
2. On reeglipärane - sama sisend annab alati sama tulemuse
3. Ei nõua otsustust - või nõuab otsustust, mille saab reegliks kirjutada

Kolmas tingimus on kõige olulisem. Ülesanne, mis nõuab hinnangut, ei ole automatiseeritav - aga sageli saab automatiseerida kõik selle ümber, jättes inimesele ainult otsustuskoha.

Seejärel korruta iga rida sagedusega ja kuluva ajaga. Nimekirja ots näitab ise, kust alustada.

Kolm tüüpilist võitu#

Andmete liikumine süsteemide vahel#

Kõige tavalisem koht. Veebilehe vorm → CRM. Tellimus → raamatupidamine. Laoseis → e-pood. Kui mõlemal poolel on API, on see tavaliselt kiireim projekt kõige selgema tulemusega.

Enne alustamist tuleb otsustada üks asi: kumb pool on iga andmevälja jaoks tõe allikas. See üks otsus hoiab ära enamiku hilisematest lahknevustest.

Ajastatud tööd#

Aruanne, mis koostatakse igal esmaspäeval. Andmevoog, mida imporditakse igal ööl. Meeldetuletus, mis saadetakse seitse päeva enne tähtaega. Need on lihtsad ehitada ja neid ei pea keegi enam meeles pidama.

Üks meie projektidest impordib kinnisvarakuulutusi XML-andmevoost iga päev: uued lisanduvad, muutunud uuenevad, kadunud arhiveeritakse. Varem oli see käsitsi töö, mida tehti siis, kui aega jäi - mis tähendas, et leht oli sageli aegunud.

Korduvad küsimused#

Kui sama küsimus jõuab iga nädal meilile ja telefonile, on vastus tavaliselt kuskil juba kirjas - lihtsalt mitte seal, kus klient otsib. Siin aitab kas parem sisu või vestlusrobot, mis vastab dokumenteeritud info põhjal.

Meie oma toode Vestly.ai teeb täpselt seda: vastab ettevõtte enda sisu põhjal ja annab vastamata küsimused inimesele üle. Oluline on see teine pool - robot, mis mõtleb vastuse välja, teeb rohkem kahju kui kasu.

Mida veaolukordadega peale hakata#

See on osa, mis eristab töötavat automatiseerimist vaikselt katkisest.

Iga liides tuleb ehitada eeldusega, et teine pool on mõnikord kättesaamatu. See tähendab:

• Ebaõnnestunud päring logitakse, mitte ei kao
• Proovitakse uuesti, kasvava vahega
• Vastutav inimene saab teavituse, kui uuesti proovimine ei aita
• Andmed ei kao ega dubleeru, kui sama sõnum saabub kaks korda

Ilma selleta avastatakse katkine automatiseerimine tavaliselt kliendi kaebusest - ja siis on paranemata jäänud kolm nädalat andmeid.

Mida automatiseerimine ei lahenda#

Halba protsessi. Kui praegune töövoog on segane, teeb automatiseerimine sellest kiirema segaduse. Enne automatiseerimist tasub küsida, kas seda sammu on üldse vaja.

Kõige parem automatiseerimine on sageli see, kus üks samm kaob täielikult ära, sest selgub, et keegi ei kasuta selle tulemust.

Realistlik ajakava#

Lihtne ühesuunaline liides valmib tavaliselt paari nädalaga. Kahesuunaline sünkroonimine, kus mõlemad pooled võivad andmeid muuta, võtab kauem - suurem osa tööst on konfliktide ja veaolukordade läbimõtlemine, mitte põhiloogika.

Alusta ühest asjast, mis nimekirja otsas on. Kui see töötab kuu aega ilma sekkumiseta, võta järgmine.